Зоны координации

Катастрофа на свадьбе - она неизбежна, если команда координаторов не получила четкие указания и среди них не распределены конкретные зоны ответственности.

Все мы это прекрасно понимаем и делаем.

Ну, по крайней мере, нам кажется, что мы это делаем. И, в итоге, вроде бы и проинструктировал всех, и в чек-листах все прописал, а в очередной раз что-то пошло не так.

Винить во всем девочек нельзя.

Если это происходит регулярно и с разными координаторами, проблема не в них, а в вас.

Это означает, что вы недоработали что-то и неправильно их проинструктировали. Попробуйте свою следующую свадьбу подготовить иначе. Не так, как всегда.

Пропишите четкий план зон ответственности.

А затем буквально прорисуйте где и сколько координаторов должно стоять и какие их задачи. Девочки не экстрасенсы и не могут догадываться о некоторых индивидуальных для каждой свадьбы задачах.

Даже если вы это проговорите на инструктаже, это не гарантия выполнения. Поэтому, не поленитесь, и составляйте подробнейший чек-лист свадьбы со всеми, даже самыми малыми деталями!

Невеста не любит петрушку?

Укажите в тайминге, что координатор, который контролирует банкет и работу ресторана должен не только напомнить об этом официанту и менеджеру, но контролировать вынос блюд, содержащих эту специю.

Для свадебной церемонии родители подготовили музыкальный сюрприз для молодоженов?

Закрепите за этим процессом отдельного координатора.

На инструктаже подробно проговаривайте весь чек-лист и распределите задачи между командой координаторов. Уделяйте особое внимание важным для невесты деталям.

Невесте важен результат, поэтому ваша задача скоординировать не каждого по-отдельности, а всю команду.

Ведь командная работа в подобных ситуациях всегда приносит лучший результат, чем индивидуальная.

Тыл должен быть защищен, поэтому обязательно вносите в чек-лист абсолютно всю информацию, которая может пригодится координаторам. Адреса, телефоны, имена, вес торта, количество мест в гостевом автобусе – все это важно.

На выездную церемонию, например, мы всегда «бросаем» максимум сил.

Это не значит, что все координаторы в этот момент м мельтешат по площадке церемонии.

Кто-то продолжает работу в банкетном зале, контролируя его 100%-ую готовность к средине церемонии. Кто-то контролирует работу ди-джея, кто-то помогает гостям рассаживаться, кто-то контролирует, чтоб ничего и никого постороннего не попало в кадр и пр.

Свадебная церемония – одна из самых многозадачных точек свадьбы и самая ответственная ее часть.

Поэтому тут необходимо пристальное внимание к каждой детали.

Разбейте все этапы свадьбы на подзадачи и пропишите четкий план действий для каждой из них.

Координаторам должно быть понятно прописано, например, когда и кому из них готовить свечи для обряда с семейным очагом, где они лежат, кому их передать, когда зажигать, когда забирать и куда складывать.

Прописав один раз максимально детально все зоны и инструкции по ним, вы сэкономите кучу времени! Вы не будете отвлекаться на регулярные вопросы и переживания девочек, не придется 100 раз объяснять кому, что и когда делать, и где что брать.

Уделите время подробному прописыванию зонирования и задач для координаторов, и вы облегчите себе работу!

И приобретете уверенность, что все пройдет гладко.

Яна Сыромятникова

владелица свадебного агентства ZEFIR

#свадебныйкоординатор